Comment surprendre les participants à votre événement en ligne ?

Le passage aux événements virtuels

Pour répondre aux contraintes liées à COVID-19, les organisateurs d'événements (payants) optent pour un format 100 % en ligne. Parmi les exemples, citons " The HR virtual summit ", " thenextweb " et le congrès marketing BAM (pour n'en citer que quelques-uns).

Les événements internes aux entreprises, tels que les fêtes du personnel, les séminaires, les activités de renforcement de l'esprit d'équipe, " le jour du ", les réunions de vente, les lancements de produits.... organisent également nécessairement un congrès ou un événement numérique.

Les opportunités

Les événements en ligne présentent de nombreux avantages :

Évolutif: un événement en ligne n'est pas limité dans le temps ni dans l'espace. Le nombre de participants n'est pas limité. Peut-on manquer une session ? Toutes les sessions sont enregistrées et le participant choisit quand, où et quel morceau il veut revoir.

Personnalisation: un événement virtuel vous permet d'adapter le contenu à la demande de votre public cible. Vous pouvez entièrement personnaliser l'environnement virtuel en fonction de vos besoins.

Interaction: les outils numériques vous permettent d'accroître l'interaction. Utilisez des séances de questions-réponses en direct, des enquêtes, des sondages et des salles de réunion.

Rapports: obtenez des informations détaillées et optimisez votre prochain événement.

Économies: réduisez les coûts liés au lieu, au décor, à la technologie, à la restauration, au transport, aux hôtels, etc.

Développement durable: l'empreinte carbone est réduite, car il y a moins de déplacements, moins de gaspillage de nourriture et moins d'impression de papier.

Les défis 

Les avantages sont évidents. Mais il reste difficile d'égaler le charme d'un événement physique par voie numérique.

Expérience totale: émotions déclenchées par un lieu, telles que la joie, l'étonnement, la fierté, l'émotion, le sentiment d'appartenance à un groupe... Il est difficile d'y répondre numériquement.

Restauration : un must parce qu'elle satisfait nos besoins fondamentaux. Les personnes qui ont faim et soif ne sont pas attentives. Livrer à temps des repas frais au domicile de chaque participant est un défi.

Contact social : la pause permet également de satisfaire cet autre besoin fondamental : le contact social. C'est le moment idéal pour nouer des relations existantes ou nouvelles.

Rencontres occasionnelles : rencontrer de nouvelles personnes et échanger des idées est parfaitement possible en ligne et de manière efficace grâce à une application telle que "Conversation Starter". Mais malheureusement, un algorithme ne peut pas se charger des rencontres fortuites.

Focus : les événements de jour durent en moyenne 8 heures. Il est facile de captiver quelqu'un hors ligne pendant une telle durée grâce au mouvement, aux pauses et à l'interaction entre les deux. Mais il est beaucoup plus difficile d'y parvenir en ligne.

Quelques conseils et astuces

Restauration: attention à la fraîcheur des aliments et à la ponctualité de la livraison. Une boîte de petit-déjeuner contenant une omelette qui n'arrive que dans l'après-midi et qui n'a plus l'air fraîche ne rend service à personne.

Technologieles problèmes techniques : essayez d'éviter les problèmes techniques. Choisissez un partenaire fiable pour vous aider et investissez dans les bons outils (logiciels).

LongueurLa durée d'attention est beaucoup plus courte en ligne. Choisissez donc des formats et des sessions courts. Prévoyez également des pauses suffisantes. Augmentez le niveau d'attention et d'énergie de vos participants par de petites séances d'entraînement entre les sessions.

Prolonger l'expérience hors ligneLes cadeaux : surprenez vos participants et rendez-les heureux. Livrez-leur un cadeau pertinent à la maison. Particulièrement pour un événement payant : en plus d'un contenu intéressant, offrez-leur un "rapport qualité-prix".

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• Proposer des en-cas sains à manger pendant la pause : la faim est satisfaite, tout le monde est heureux et attentif.

• Surprenez-les avec un contenu original (des en-cas sains et inconnus)
• Évitez les erreurs en livrant à temps des en-cas fraîchement préparés. Nos en-cas ont une longue durée de conservation
• Renforcez l'expérience de votre marque (même après l'événement) avec un coffret cadeau à l'effigie de votre entreprise.
• Montrez que vous vous souciez de vous et ajoutez un message personnel

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